Automatizacija fakturiranja znači da račun nastaje sam, na temelju već unesenih podataka o narudžbi, usluzi ili pretplati - umjesto da ga netko svaki mjesec ručno sastavlja u Wordu, Excelu ili gotovom predlošku. Sustav prepozna da je posao završen, generira račun prema unaprijed postavljenim pravilima i pošalje ga klijentu, a knjigovodstvo dobiva iste podatke bez dodatnog prepisivanja.
Za tvrtke koje svaki mjesec ručno izrađuju desetke ili stotine računa, ovo nije samo ušteda vremena. Ručni unos nosi rizik pogrešnog iznosa, krivog OIB-a, zaboravljenog roka dospijeća ili računa koji jednostavno nikad nije poslan jer je "ostao za sutra". Slično usko grlo prepoznaje se i kod tvrtki koje prelaze s Excela na prilagođenu web-aplikaciju kad ručni rad počne usporavati cijelo poslovanje.
Automatizacija fakturiranja: od narudžbe do naplaćenog računa
Cijeli proces automatizacije fakturiranja svodi se na jedan tok podataka: nešto u poslovanju pokreće obvezu izdavanja računa (završena narudžba, isporučena usluga, mjesečna pretplata), taj podatak automatski stvara račun prema predlošku, račun se šalje klijentu, a istovremeno se bilježi u sustavu koji koristi knjigovodstvo. Kad taj tok jednom postoji, mjesečno fakturiranje prestaje biti zadatak koji netko mora odraditi i postaje nešto što se događa u pozadini.
Prije odabira alata korisno je znati gdje točno u vašem poslovanju nastaje obveza za račun - je li to narudžba u web-trgovini, potpisan ugovor, evidencija radnih sati ili istek mjeseca za pretplatnike. Taj odgovor određuje koji tip automatizacije uopće ima smisla.
Koraci uvođenja automatizacije fakturiranja
Sedam koraka koji vode od potpuno ručnog fakturiranja do sustava koji radi sam, uz vrijeme i odgovornu osobu za svaki dio procesa.
- Popis svih točaka gdje nastaje obveza za račun
Prođite kroz poslovanje i zapišite gdje sve nastaje obveza izdavanja računa - narudžbe u web-trgovini, potpisani ugovori, evidencija sati ili mjesečne pretplate. Korak obično traje jedan do dva dana, a odgovoran je vlasnik tvrtke ili osoba koja najbolje poznaje prodajni proces.
- Provjera i čišćenje podataka o klijentima
Prije automatizacije uskladite nazive tvrtki, OIB-e, adrese i cijene usluga u izvornom sustavu. Traje od nekoliko dana do tjedan dana ovisno o broju klijenata, a odgovornost obično nosi osoba koja vodi evidenciju klijenata ili administracija.
- Odabir alata za automatsko izdavanje računa
Na temelju popisa iz prvog koraka birate alat koji se može povezati s postojećim sustavom - web-trgovinom, CRM-om ili evidencijom usluga. Odluka obično traje tjedan do dva, a donosi je vlasnik tvrtke uz konzultacije s IT podrškom ili vanjskim suradnikom.
- Postavljanje predložaka i pravila za generiranje računa
Definirate izgled računa, brojčani niz, rokove dospijeća i pravila po kojima se račun automatski stvara - odmah po narudžbi ili zbirno jednom mjesečno. Postavljanje traje nekoliko dana, a provodi ga administrator sustava ili vanjski izvođač koji uvodi alat.
- Povezivanje s knjigovodstvom
Uspostavljate vezu, izravnu preko API-ja ili kroz redoviti izvoz i uvoz podataka, između alata za fakturiranje i knjigovodstvenog programa, uz prethodni dogovor s knjigovođom o formatu podataka. Korak traje otprilike tjedan dana i zahtijeva suradnju IT osobe i knjigovodstva.
- Testiranje na manjem broju računa
Prije potpunog uvođenja pustite sustav da generira i pošalje manji broj računa, uz ručnu provjeru svakog prije slanja klijentu. Testno razdoblje traje obično dva do četiri tjedna, a provjeru radi osoba odgovorna za fakturiranje.
- Puno uvođenje i mjesečna kontrola
Nakon uspješnog testa sustav preuzima redovito fakturiranje, a odgovorna osoba jednom mjesečno provjerava je li svaki račun stvarno izdan, poslan i proknjižen. Kontrola traje sat do dva vremena mjesečno, umjesto dana potrebnih za ručno fakturiranje.
Kad su svi koraci uspostavljeni, mjesečno fakturiranje svodi se na kratku kontrolu umjesto na ponavljanje istog posla iz mjeseca u mjesec.
Uvođenje automatizacije fakturiranja rijetko se radi u jednom koraku - obično je riječ o postupnom povezivanju postojećih alata, uz jasno određenu odgovornu osobu za svaki dio procesa.
Automatsko izdavanje računa: koji alati to omogućuju
Automatsko izdavanje računa danas obično dolazi u jednom od tri oblika:
- Specijalizirani softver za fakturiranje - aplikacija u koju se unose klijenti i stavke, a računi se generiraju prema predlošku i šalju automatski e-poštom prema rasporedu, primjerice svakog prvog u mjesecu za pretplatnike.
- Modul unutar postojećeg sustava - ako tvrtka već koristi CRM, sustav za narudžbe ili web-trgovinu, fakturiranje se često može dodati kao dio istog sustava, bez uvođenja potpuno novog alata.
- Platforme za automatizaciju bez programiranja - povezuju alat za fakturiranje s drugim izvorima podataka, poput narudžbi, evidencije sati ili CRM-a, tako da se račun generira automatski čim se u drugom sustavu nešto promijeni.
Odabir ovisi o tome koliko je vaš postojeći sustav - web-trgovina, CRM ili evidencija usluga - već strukturiran. Što su podaci uredniji i dosljedniji, integracija je jednostavnija. Kad fakturiranje treba postati dio šireg sustava, takva povezivanja obično spadaju u domenu web razvoja i integracija.
Povezivanje s knjigovodstvom bez dvostrukog unosa
Najveći dio uštede vremena ne dolazi iz samog izdavanja računa, nego iz onoga što se događa poslije - a to je povezivanje s knjigovodstvom. Ako se svaki izdani račun mora ponovno ručno unijeti u knjigovodstveni program, automatizacija je riješila samo pola problema.
Povezivanje s knjigovodstvom obično ide na jedan od dva načina:
- Izravna veza (API) - alat za fakturiranje i knjigovodstveni program razmjenjuju podatke automatski, u stvarnom vremenu ili nekoliko puta dnevno.
- Redoviti izvoz i uvoz podataka - ako izravna veza nije dostupna, podaci se izvoze u standardiziranom obliku, primjerice XML ili CSV, i uvoze u knjigovodstveni program u jednom potezu umjesto retka po retka.
Prije odabira alata za fakturiranje vrijedi provjeriti s knjigovođom ili knjigovodstvenim servisom podržava li njihov program uvoz podataka i u kojem obliku ga očekuju - to je pitanje koje treba riješiti prije potpisivanja pretplate na bilo koji alat, ne poslije.
Na što paziti prije uvođenja automatizacije fakturiranja
Automatizacija fakturiranja ne rješava neuredne ulazne podatke - ako su nazivi klijenata, OIB-i ili cijene usluga netočni u izvornom sustavu, automatski generirani račun samo će brže prenijeti tu grešku klijentu. Prije povezivanja alata korisno je proći kroz bazu klijenata i uskladiti podatke.
Važno je i zadržati mogućnost ručne intervencije - za pojedinačne ponude, popuste ili posebne dogovore s klijentima automatski sustav treba dopuštati izmjenu prije slanja, a ne slati račun bez ikakve provjere.
Ako niste sigurni koji pristup automatizaciji fakturiranja odgovara vašem poslovanju, kontaktirajte k-Tech za razgovor o mogućnostima povezivanja postojećih sustava.
